Junia Leticia
Agilizar vendas, controlar o fluxo de negócios e conhecer bem os clientes. Esta é a meta de toda empresa, independente de seu porte. Para facilitar estes processos, a automação comercial, um dos setores mais promissores para o mercado de tecnologia da informação, tem sido cada vez mais utilizada e as perspectivas para 2010 são ainda melhores.
Segundo dados da Confederação Nacional do Co¬mércio (CNC), a previsão é de que em 2010 as vendas no comércio cresçam entre 8% e 9%. Além disso, Belo Horizonte vai ganhar este ano pe¬lo menos 337 lojas em sete sho¬ppings. Pes¬quisa feita pela Federação do Comércio de Minas Gerais (Fecomércio) em dezembro indica um cenário favorável para a TI voltada para a automação comercial. Pelo levantamento, 65% dos lojistas da capital confirmaram que têm planos de investi¬mento no comércio em 2010.
Informatizar processos de controle e operações manuais, que passam a operar via sistemas é um dos caminhos para alavancar negócios. Conforme o vice-presidente de Articulação da Associação das Empresas Brasileiras de Tecnologia da Informação de Minas Gerais (Assespro-MG), diretor da CDL-BH e presidente da ATS Informática, Geovanne Teles, estes sistemas podem ser utilizados em qualquer negócio. “Emitir NF via Cupom Fiscal e fazer o controle de estoque são alguns exemplos. Tudo o que você imaginar pode ser automatizado”, conta.
De profissionais liberais a donos de empresas. Todos os setores da economia podem ser automatizados. “De taxistas a grandes empresários. Hoje há milhares de táxis nas grandes cidades que possuem sistema para emissão de recibo de corrida e pagamento com cartão de crédito”, exemplifica Geovanne Teles.
Os benefícios da automação comercial atingem toda a cadeia produtiva, segundo ele. “Por meio do sistema, os empresários reduzem custos operacionais e fixos que não agregam valor ao seu negócio e os profissionais de TI têm um aumento significativo nas oportunidades de trabalho”, diz Geovanne Teles. Além disso, há o fortalecimento do segmento de TI e geração de empregos. “Com isso, muda-se a face e a qualificação do emprego, antes operacional, para um patamar mais qualificado e melhor remunerado”, acrescenta.
O avanço do desenvolvimento da automação comercial no Estado já coloca Minas Gerais em posição de destaque. “Segunda maior força de TI do Brasil, parte desta colocação se deve a empresas que trabalham e geram soluções para automação comercial, cerca de 25% das instituições de TI”, informa Geovanne Teles.
Entre as razões para a posição de destaque estão mão de obra altamente qualificada e mercado pulverizado, por isto, altamente competitivo. “Esta competição não só reduz os custos para o mercado consumidor, mas principalmente eleva o nível das soluções e inovações”, analisa. Ele completa dizendo que o forte apoio dos governos estadual, municipal, de instituições como Sebrae-MG e a organização do segmento por entidades de classe como Assespro-MG, Fumsoft, Sind Infor e Sucesu-MG consolidam a TI mineira.
E as perspectivas para os próximos anos são ainda mais promissoras, conforme Geovanne Teles. A previsão é de que haja um crescimento médio anual de 15% a 20% no setor. “A expectativa é que se tenha a consolidação do mercado com a entrada de grandes players, exigindo um viés mais alinhado com gestão do que puramente automação em suas soluções.”
Funcionamento – No setor de bares e restaurantes, por exemplo, a automatização do processo de atendimento dos pedidos de mesa, balcão e, principalmente, entregas em domicílio agilizam o trabalho. O diretor de Tecnologia da Infosistemas, Marcelo Alvarenga de Almeida observa que neste setor as vendas são muito concentradas em um curto intervalo de tempo. “Por isso, a automação desses estabelecimentos traz resultados efetivos que transformam o negócio.”
Por meio do módulo de call center, os pedidos para entrega são lançados no sistema e enviados eletronicamente para o local de preparação da refeição, mesmo que em outro endereço físico. “Os pedidos são apresentados em monitores LCD instalados na cozinha orientando os funcionários do setor na preparação dos pratos. Cada vez que a cozinha confirma a produção de um prato, o estoque dos ingredientes é automaticamente baixado do estoque”, conta Marcelo Alvarenga.
No caso de delivery, o diretor de Tecnologia da Infosistemas diz que, após concluída a etapa de produção, o sistema faz a expedição do pedido utilizando outro monitor LCD. “Nesta tela é mostrado ao entregador (motoboy) o mapa do endereço do cliente para a entrega do pedido”, explica.
As vantagens da utilização da automação comercial especificamente neste caso são muitas, porém podem ser resumidas em apenas uma, como aponta Marcelo Alvarenga: “fazer o restaurante funcionar como uma indústria de transformação de alimentos (insumos) em pratos prontos para o consumo. Cada etapa desse processo é controlada pelo software, trazendo um aumento significativo de produtividade e controle, em um ramo de atividade tradicionalmente pouco automatizado.”
Com a implantação do sistema, há um controle efetivo do estoque, minimizando desperdícios, extravios e pequenos furtos dos insumos. “Com a automação da cozinha, ocorre naturalmente um aumento da capacidade produtiva, permitindo ao restaurante atender a um número maior de pedidos, utilizando-se da mesma equipe de colaboradores”, conta Marcelo Alvarenga.
Agilidade – Outro segmento em que a automação possibilita diferencial competitivo é o de locação de veículos. O coordenador de Tecnologia da Informação da Yes Rent a Car Franchising, Saulo Gomes Ker, fala que o sistema foi adotado para melhorar o gerenciamento das locadoras. “Buscamos uma solução pronta no mercado, que foi adaptada à nossa Rede, com informações corretas, em tempo real e padronizadas, aumentando a produtividade e melhorando a tomada de decisões.”
Segundo ele, o sistema possui vários recursos, como cadastro de clientes, gerenciamento dos contratos de terceirização de frota, contratos diários, manutenção da frota, controle de multas, abastecimentos, módulo financeiro e diversos relatórios, oferecendo uma visão melhor do negócio. “Além disso, conseguimos reduzir significativamente nossos custos de comunicação, com uma grande melhoria e agilidade no atendimento ao cliente, tornando a nossa Rede mais competitiva. A tecnologia da informação passou fazer parte do negócio e não um custo, como era visto”, completa Saulo Ker.
Para o sucesso do sistema, todos os profissionais da Yes Rent a Car foram envolvidos. “Um sistema, por melhor que seja, depende da participação de todos. A maioria dos fatores de sucesso na implantação de um sistema de informação envolve aspectos relacionados às pessoas, como comportamento gerencial, estrutura organizacional e a capacitação dos indivíduos”, ressalta Saulo Ker. Conforme ele, para isso foram tomados cuidados, como a seleção dos profissionais certos, criação de manuais e informativos e a realização de diversos treinamentos.
sexta-feira, 5 de fevereiro de 2010
Informatização de processos
Júnia Leticia
Presente em todas as áreas da sociedade, a tecnologia da informação tem sido um importante instrumento para profissionais que têm de se manter em constante aprendizado. Um exemplo disso são soluções desenvolvidas para otimizar o trabalho de advogados. Agilidade, concentração da informação, alta produtividade e objetividade nos serviços de pesquisa de informação jurídica são alguns dos benefícios oferecidos por estes softwares.
O professor de Gestão de Escritórios da Faculdade Ibmec, diretor executivo do Grupo Novaprolink de TI e do site Universo Jurídico, Marcelo Castanha explica que os softwares jurídicos podem ser divididos basicamente em dois segmentos: de informação e de gestão. “Os primeiros são aqueles destinados a prover informações relevantes para a elaboração do serviço advocatício”, conta.
Segundo Marcelo Castanha, estes softwares contêm, geralmente, base de informações de jurisprudência, doutrinas, legislação, prática processual, modelos de contratos e notícias acerca de eventos jurídicos. “Além de outras que possam embasar o profissional na hora de elaborar suas peças, pareceres, contratos, entre outras.”
Os softwares de gestão, por sua vez, são aqueles destinados a gerir áreas afins, além do negócio jurídico, como a financeira, a administrativa, a contábil e a comercial. “Os softwares de gestão de escritórios de advocacia e jurídico de empresas são ferramentas indispensáveis para o controle, organização e produtividade destas organizações, buscando facilitar o dia-a-dia do profissional do Direito”, aponta o professor.
Uma realidade e urgência para quem está começando ou para quem já tem o seu negócio consolidado, os softwares jurídicos são essenciais para a organização dos processos. “Na prática, os softwares de informação substituem os livros, os códigos, enfim, são verdadeiras bibliotecas jurídicas, nas quais são feitas pesquisas em um grande volume de dados, por meio da utilização de ferramentas de busca textual”, fala Marcelo Castanha.
No caso dos softwares de gestão, eles unificam toda uma operação, eliminando a necessidade de controles apartados em planilhas e softwares diversos, como conta o professor. “Chegando até mesmo a dispensar a necessidade de arquivos físicos que são digitalizados e integralizados junto a todas as informações pertinentes para o escritório.”
Consultor jurídico da Associação das Empresas Brasileiras de Tecnologia da Informação de Minas Gerais (Assespro-MG), Paulo Henrique da Silva Vitor, em seu escritório, faz uso de um sistema que pode ser utilizado em rede, com a manutenção de um banco de dados único. “Ele possui, ainda, um mecanismo que interliga as filiais, de modo que cada uma tem acesso ao banco de dados da outra.”
Precisão nas informações – De acordo com Marcelo Castanha, são inúmeras as vantagens de se utilizar sistemas jurídicos. No caso dos softwares de informação, ele diz que a assertividade dos dados que são atualizados diariamente e a velocidade com que eles podem ser encontrados evita erros junto ao judiciário e possibilita ganho de tempo para o advogado. “Refletindo diretamente na satisfação do cliente final.”
Com relação aos softwares de gestão, o professor fala que há uma verdadeira revolução, já que estas soluções possibilitam a profissionalização da gestão do negócio jurídico. “A gestão é fundamental para planejar o futuro, e sem um software que forneça dados necessários para a tomada de decisão, o crescimento do advogado ou do escritório acaba por ficar comprometido”, analisa Marcelo Castanha.
A utilização de softwares de informação também têm como vantagem a prevenção jurídica, evitando gastos causados por erros de utilização em caso, por exemplo, de normas revogadas ou alteradas. “Além disso, a velocidade do acesso à informação otimiza o tempo do profissional empenhado no desenvolvimento do serviço jurídico.”
O advogado Paulo Henrique da Silva Vitor aponta que entre os maiores benefícios destes sistemas estão a organização do escritório, já que eles possuem módulos jurídicos, administrativos, financeiros, dentre outros. “A possibilidade de disponibilizar aos clientes informações atualizadas dos processos pela própria internet, facilitando o acompanhamento e a consulta de todos os processos cadastrados, em todos os tribunais do país são outras vantagens.”
Conforme Marcelo Castanha, os softwares de gestão, por sua vez, auxiliam na redução de custos com pessoal, no controle de reembolso de gastos com clientes, na inadimplência, nos prazos processuais. “Enfim, no resultado do negócio jurídico, apurando de forma analítica o lucro ou prejuízo do escritório, de uma área e até mesmo de um só processo ou serviço”, completa. Segundo ele, softwares de gestão são fundamentais até mesmo para traçar as diretrizes estratégicas do negócio jurídico.
Futuro – O professor diz que, nos próximos anos, prevê, principalmente no que se refere aos softwares de gestão, a necessidade de desenvolvimento de ferramentas para outras áreas do escritório de forma a tratar as lacunas existentes entre a operação principal, que é a jurídica e as demais áreas. “Outros softwares já existentes, como os de captura de publicações, cálculos, gerenciamento eletrônico de documentos e outros deverão ser integrados à solução principal do escritório, respeitando a tendência de se ter tudo o que é preciso em um só lugar.”
Marcelo Castanha chama a atenção, ainda, para o uso de soluções caseiras ou softwares desenvolvidos sob medida, em virtude da dificuldade de atualização e manutenção deste modelo. “A tendência é a busca por softwares profissionais por causa da redução dos custos de manutenção e atualização, acesso a tecnologias e inovações do mercado jurídico como diferencial atrativo de clientela, segurança na continuidade dos serviços, velocidade no acesso à informação e valorização da estrutura organizacional frente aos clientes e ao mercado.”
Para obter a indicação de softwares jurídicos, basta acessar o Tecnoportal (www.tecnoportal.org.br), catálogo online de produtos e serviços de informática.
Presente em todas as áreas da sociedade, a tecnologia da informação tem sido um importante instrumento para profissionais que têm de se manter em constante aprendizado. Um exemplo disso são soluções desenvolvidas para otimizar o trabalho de advogados. Agilidade, concentração da informação, alta produtividade e objetividade nos serviços de pesquisa de informação jurídica são alguns dos benefícios oferecidos por estes softwares.
O professor de Gestão de Escritórios da Faculdade Ibmec, diretor executivo do Grupo Novaprolink de TI e do site Universo Jurídico, Marcelo Castanha explica que os softwares jurídicos podem ser divididos basicamente em dois segmentos: de informação e de gestão. “Os primeiros são aqueles destinados a prover informações relevantes para a elaboração do serviço advocatício”, conta.
Segundo Marcelo Castanha, estes softwares contêm, geralmente, base de informações de jurisprudência, doutrinas, legislação, prática processual, modelos de contratos e notícias acerca de eventos jurídicos. “Além de outras que possam embasar o profissional na hora de elaborar suas peças, pareceres, contratos, entre outras.”
Os softwares de gestão, por sua vez, são aqueles destinados a gerir áreas afins, além do negócio jurídico, como a financeira, a administrativa, a contábil e a comercial. “Os softwares de gestão de escritórios de advocacia e jurídico de empresas são ferramentas indispensáveis para o controle, organização e produtividade destas organizações, buscando facilitar o dia-a-dia do profissional do Direito”, aponta o professor.
Uma realidade e urgência para quem está começando ou para quem já tem o seu negócio consolidado, os softwares jurídicos são essenciais para a organização dos processos. “Na prática, os softwares de informação substituem os livros, os códigos, enfim, são verdadeiras bibliotecas jurídicas, nas quais são feitas pesquisas em um grande volume de dados, por meio da utilização de ferramentas de busca textual”, fala Marcelo Castanha.
No caso dos softwares de gestão, eles unificam toda uma operação, eliminando a necessidade de controles apartados em planilhas e softwares diversos, como conta o professor. “Chegando até mesmo a dispensar a necessidade de arquivos físicos que são digitalizados e integralizados junto a todas as informações pertinentes para o escritório.”
Consultor jurídico da Associação das Empresas Brasileiras de Tecnologia da Informação de Minas Gerais (Assespro-MG), Paulo Henrique da Silva Vitor, em seu escritório, faz uso de um sistema que pode ser utilizado em rede, com a manutenção de um banco de dados único. “Ele possui, ainda, um mecanismo que interliga as filiais, de modo que cada uma tem acesso ao banco de dados da outra.”
Precisão nas informações – De acordo com Marcelo Castanha, são inúmeras as vantagens de se utilizar sistemas jurídicos. No caso dos softwares de informação, ele diz que a assertividade dos dados que são atualizados diariamente e a velocidade com que eles podem ser encontrados evita erros junto ao judiciário e possibilita ganho de tempo para o advogado. “Refletindo diretamente na satisfação do cliente final.”
Com relação aos softwares de gestão, o professor fala que há uma verdadeira revolução, já que estas soluções possibilitam a profissionalização da gestão do negócio jurídico. “A gestão é fundamental para planejar o futuro, e sem um software que forneça dados necessários para a tomada de decisão, o crescimento do advogado ou do escritório acaba por ficar comprometido”, analisa Marcelo Castanha.
A utilização de softwares de informação também têm como vantagem a prevenção jurídica, evitando gastos causados por erros de utilização em caso, por exemplo, de normas revogadas ou alteradas. “Além disso, a velocidade do acesso à informação otimiza o tempo do profissional empenhado no desenvolvimento do serviço jurídico.”
O advogado Paulo Henrique da Silva Vitor aponta que entre os maiores benefícios destes sistemas estão a organização do escritório, já que eles possuem módulos jurídicos, administrativos, financeiros, dentre outros. “A possibilidade de disponibilizar aos clientes informações atualizadas dos processos pela própria internet, facilitando o acompanhamento e a consulta de todos os processos cadastrados, em todos os tribunais do país são outras vantagens.”
Conforme Marcelo Castanha, os softwares de gestão, por sua vez, auxiliam na redução de custos com pessoal, no controle de reembolso de gastos com clientes, na inadimplência, nos prazos processuais. “Enfim, no resultado do negócio jurídico, apurando de forma analítica o lucro ou prejuízo do escritório, de uma área e até mesmo de um só processo ou serviço”, completa. Segundo ele, softwares de gestão são fundamentais até mesmo para traçar as diretrizes estratégicas do negócio jurídico.
Futuro – O professor diz que, nos próximos anos, prevê, principalmente no que se refere aos softwares de gestão, a necessidade de desenvolvimento de ferramentas para outras áreas do escritório de forma a tratar as lacunas existentes entre a operação principal, que é a jurídica e as demais áreas. “Outros softwares já existentes, como os de captura de publicações, cálculos, gerenciamento eletrônico de documentos e outros deverão ser integrados à solução principal do escritório, respeitando a tendência de se ter tudo o que é preciso em um só lugar.”
Marcelo Castanha chama a atenção, ainda, para o uso de soluções caseiras ou softwares desenvolvidos sob medida, em virtude da dificuldade de atualização e manutenção deste modelo. “A tendência é a busca por softwares profissionais por causa da redução dos custos de manutenção e atualização, acesso a tecnologias e inovações do mercado jurídico como diferencial atrativo de clientela, segurança na continuidade dos serviços, velocidade no acesso à informação e valorização da estrutura organizacional frente aos clientes e ao mercado.”
Para obter a indicação de softwares jurídicos, basta acessar o Tecnoportal (www.tecnoportal.org.br), catálogo online de produtos e serviços de informática.
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