Informatização de processos

Júnia Leticia

Presente em todas as áreas da sociedade, a tecnologia da informação tem sido um importante instrumento para profissionais que têm de se manter em constante aprendizado. Um exemplo disso são soluções desenvolvidas para otimizar o trabalho de advogados. Agilidade, concentração da informação, alta produtividade e objetividade nos serviços de pesquisa de informação jurídica são alguns dos benefícios oferecidos por estes softwares.

O professor de Gestão de Escritórios da Faculdade Ibmec, diretor executivo do Grupo Novaprolink de TI e do site Universo Jurídico, Marcelo Castanha explica que os softwares jurídicos podem ser divididos basicamente em dois segmentos: de informação e de gestão. “Os primeiros são aqueles destinados a prover informações relevantes para a elaboração do serviço advocatício”, conta.

Segundo Marcelo Castanha, estes softwares contêm, geralmente, base de informações de jurisprudência, doutrinas, legislação, prática processual, modelos de contratos e notícias acerca de eventos jurídicos. “Além de outras que possam embasar o profissional na hora de elaborar suas peças, pareceres, contratos, entre outras.”

Os softwares de gestão, por sua vez, são aqueles destinados a gerir áreas afins, além do negócio jurídico, como a financeira, a administrativa, a contábil e a comercial. “Os softwares de gestão de escritórios de advocacia e jurídico de empresas são ferramentas indispensáveis para o controle, organização e produtividade destas organizações, buscando facilitar o dia-a-dia do profissional do Direito”, aponta o professor.

Uma realidade e urgência para quem está começando ou para quem já tem o seu negócio consolidado, os softwares jurídicos são essenciais para a organização dos processos. “Na prática, os softwares de informação substituem os livros, os códigos, enfim, são verdadeiras bibliotecas jurídicas, nas quais são feitas pesquisas em um grande volume de dados, por meio da utilização de ferramentas de busca textual”, fala Marcelo Castanha.

No caso dos softwares de gestão, eles unificam toda uma operação, eliminando a necessidade de controles apartados em planilhas e softwares diversos, como conta o professor. “Chegando até mesmo a dispensar a necessidade de arquivos físicos que são digitalizados e integralizados junto a todas as informações pertinentes para o escritório.”

Consultor jurídico da Associação das Empresas Brasileiras de Tecnologia da Informação de Minas Gerais (Assespro-MG), Paulo Henrique da Silva Vitor, em seu escritório, faz uso de um sistema que pode ser utilizado em rede, com a manutenção de um banco de dados único. “Ele possui, ainda, um mecanismo que interliga as filiais, de modo que cada uma tem acesso ao banco de dados da outra.”

Precisão nas informações – De acordo com Marcelo Castanha, são inúmeras as vantagens de se utilizar sistemas jurídicos. No caso dos softwares de informação, ele diz que a assertividade dos dados que são atualizados diariamente e a velocidade com que eles podem ser encontrados evita erros junto ao judiciário e possibilita ganho de tempo para o advogado. “Refletindo diretamente na satisfação do cliente final.”

Com relação aos softwares de gestão, o professor fala que há uma verdadeira revolução, já que estas soluções possibilitam a profissionalização da gestão do negócio jurídico. “A gestão é fundamental para planejar o futuro, e sem um software que forneça dados necessários para a tomada de decisão, o crescimento do advogado ou do escritório acaba por ficar comprometido”, analisa Marcelo Castanha.

A utilização de softwares de informação também têm como vantagem a prevenção jurídica, evitando gastos causados por erros de utilização em caso, por exemplo, de normas revogadas ou alteradas. “Além disso, a velocidade do acesso à informação otimiza o tempo do profissional empenhado no desenvolvimento do serviço jurídico.”

O advogado Paulo Henrique da Silva Vitor aponta que entre os maiores benefícios destes sistemas estão a organização do escritório, já que eles possuem módulos jurídicos, administrativos, financeiros, dentre outros. “A possibilidade de disponibilizar aos clientes informações atualizadas dos processos pela própria internet, facilitando o acompanhamento e a consulta de todos os processos cadastrados, em todos os tribunais do país são outras vantagens.”

Conforme Marcelo Castanha, os softwares de gestão, por sua vez, auxiliam na redução de custos com pessoal, no controle de reembolso de gastos com clientes, na inadimplência, nos prazos processuais. “Enfim, no resultado do negócio jurídico, apurando de forma analítica o lucro ou prejuízo do escritório, de uma área e até mesmo de um só processo ou serviço”, completa. Segundo ele, softwares de gestão são fundamentais até mesmo para traçar as diretrizes estratégicas do negócio jurídico.

Futuro – O professor diz que, nos próximos anos, prevê, principalmente no que se refere aos softwares de gestão, a necessidade de desenvolvimento de ferramentas para outras áreas do escritório de forma a tratar as lacunas existentes entre a operação principal, que é a jurídica e as demais áreas. “Outros softwares já existentes, como os de captura de publicações, cálculos, gerenciamento eletrônico de documentos e outros deverão ser integrados à solução principal do escritório, respeitando a tendência de se ter tudo o que é preciso em um só lugar.”

Marcelo Castanha chama a atenção, ainda, para o uso de soluções caseiras ou softwares desenvolvidos sob medida, em virtude da dificuldade de atualização e manutenção deste modelo. “A tendência é a busca por softwares profissionais por causa da redução dos custos de manutenção e atualização, acesso a tecnologias e inovações do mercado jurídico como diferencial atrativo de clientela, segurança na continuidade dos serviços, velocidade no acesso à informação e valorização da estrutura organizacional frente aos clientes e ao mercado.”

Para obter a indicação de softwares jurídicos, basta acessar o Tecnoportal (www.tecnoportal.org.br), catálogo online de produtos e serviços de informática.